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平鄉(xiāng)縣昌盛檔案用品有限公司
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| 文書檔案盒銷售廠家-平鄉(xiāng)縣昌盛檔案用品有限公司 |
正確使用文書檔案盒
檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，各立檔單位應(yīng)到各級(jí)檔案行政管理部門購買。以保證文書檔案盒制成材料的質(zhì)量。
裝盒是將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入文書檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。
裝盒要求：歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)找到文件實(shí)體。
檔案利用完畢后歸位時(shí)，同樣要注意將其按件號(hào)順序裝入相應(yīng)檔案盒中，否則，在以件為單位進(jìn)行文書檔案盒管理的情況下，一旦歸位錯(cuò)誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。
備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
①盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。
進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，如某件文件須說明的情況復(fù)雜，目錄備注欄填寫不下，也可在備考表中詳細(xì)說明，并在目錄相關(guān)條目的備注項(xiàng)中加“*”號(hào)標(biāo)示。
整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說明。
②整理人：填寫負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任。
③檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，以示對(duì)整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。
④日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。
注意：檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)。
其中起止件號(hào)填寫盒內(nèi)*一件文件和*后一件文件的件號(hào)，中間用“/”號(hào)連接。 |
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